Toner dahil kiralama kapsamında neler olur?

Toner gideri, ofis baskı bütçesinin en oynak kalemlerinden biridir. Bu nedenle toner dahil fotokopi kiralama modelleri giderek daha fazla tercih ediliyor. Ancak toner dahil ifadesi her sözleşmede aynı anlama gelmiyor; kapsamın hangi sarf kalemlerini içerdiği, hangi durumlarda sınırlandığı ve nelerin kapsam dışı kaldığı yazılı olmadıkça belirsizlik sürüyor. Bu yazıda kapsamın sınırlarını ve sözleşmede netleştirilmesi gereken ifadeleri ele alıyoruz.

Toner dahil fotokopi kiralama kapsamı neleri içerir?

Toner dahil kiralama, adından beklenenden biraz daha geniş bir kapsamı ifade eder. Çünkü düzenli baskı yapan bir cihazda toner tek başına tükenmez; tonerle birlikte drum, bakım kiti ve bazı durumlarda atık toner kabı gibi parçalar da belirli aralıklarla değişir. Sağlıklı bir kapsam tanımı, bu parçaları birlikte ele alır.

Kapsamın tipik olarak içerdiği kalemler şunlardır:

• Siyah ve renkli toner kartuşları
• Drum ünitesi ve benzeri görüntüleme parçaları
• Belirli sayfa aralıklarında değişen bakım kitleri
• Atık toner kabı gibi tüketim parçaları
• Periyodik bakım işçiliği
• Sarf değişimi sırasında yapılan kontrol ve ayarlar

Bu kalemlerin tamamı kapsam içindeyse, kullanıcı tarafında yalnızca kağıt ve elektrik gideri kalır. Baskı bütçesi büyük ölçüde öngörülebilir hale gelir; çünkü sarf tüketimi aylık sabit bir yapıya veya sayfa başı ücrete bağlanmıştır.

Kapsam dışı kalabilecek kalemler

Toner dahil ifadesi, her şeyin dahil olduğu anlamına gelmez. Bazı sözleşmelerde aşağıdaki kalemler kapsam dışında bırakılır ve ayrıca faturalandırılır:

• Kağıt ve zımba teli gibi ofis sarf malzemeleri
• Kullanıcı hatası sonucu oluşan hasarlar
• Şebeke kaynaklı arızalar veya cihazın fiziksel darbe alması
• Kapsam dışı bırakılmış özel kağıt türleriyle yapılan baskılar
• Yetkisiz müdahale veya uygun olmayan ortam koşullarından kaynaklanan sorunlar
• Cihazın sözleşmede belirtilen konum dışına taşınması

Bu kalemlerin çoğu normal kullanımda hiç devreye girmez. Ancak bir kez devreye girdiğinde tutarı beklenenden yüksek olabilir. Bu nedenle kapsam dışı kalemlerin birim ücretlerinin teklifte yazılı olması, sonradan tartışma yaşanmasını önler.

Toner dahil ifadesini kapsam listesi olmadan kabul etmek, sözleşmeyi tanımadığınız bir dizi ayrıntıya bırakmak anlamına gelir.

Sözleşmede netleştirilmesi gereken ifadeler

Kapsam tartışmalarının büyük bölümü, belirsiz bırakılmış ifadelerden kaynaklanır. Sözleşmeyi imzalamadan önce aşağıdaki noktaların açık bir dille yazıldığından emin olun:

• Sarf malzemelerinin listesi: hangi parça, hangi koşulda, kim tarafından değiştirilir
• Sarf değişiminin kullanıcı tarafından mı, servis ekibi tarafından mı yapılacağı
• Sarf malzemesinin orijinal mi muadil mi olduğu ve bunun kapsam koşullarına etkisi
• Sarf talebinin nasıl iletileceği ve teslim için öngörülen süre
• Tükenme eşiği: cihaz hangi seviyede uyarı verir, sipariş nasıl açılır
• Acil durumlarda geçici olarak kullanılabilecek yedek sarf varsayımı
• Kapsam dışı kalemlerin birim ücretleri
• Kapsamın yıllık olarak güncellenip güncellenmeyeceği

Bu maddelerin yazılı olması, hem hizmet sağlayıcıya hem kullanıcıya net bir çerçeve sağlar. Belirsizlik, iki taraf için de zaman kaybı ve gerginlik üretir.

Adil kullanım sınırları

Bazı sözleşmelerde sarf kapsamı, adil kullanım sınırı olarak adlandırılan bir çerçeveye bağlanır. Bu çerçeve, sözleşmede belirtilen aylık hacmin belirgin biçimde üzerine çıkıldığında ek koşulların devreye girmesini tanımlar. Amacı, olağan dışı kullanımı normal kullanımdan ayırmaktır.

Adil kullanım sınırları değerlendirilirken şu sorulara yanıt aranmalıdır:

• Sınır sayfa adedi olarak mı, tüketim oranı olarak mı tanımlanmış
• Sınır aşıldığında ne olur: birim ücret mi uygulanır, yoksa hacim sınıfı mı değişir
• Sınır aylık mı, yıllık mı değerlendirilir
• Yoğun sezonlar için geçici bir esneklik tanımlanmış mı

Adil kullanım sınırı tek başına olumsuz bir şey değildir; kötüye kullanımı önleyerek hizmetin sürdürülebilir kalmasını sağlar. Önemli olan, sınırın nasıl ölçüldüğünün ve aşım halinde ne olacağının açıkça bilinmesidir.

Kapsamı doğru okumanın pratik yolu

Bir teklifi değerlendirirken kendinize şu üç soruyu sorun: Bu kapsamda yıl içinde hangi giderleri ben ödemeyeceğim, hangi giderleri ödeyeceğim ve ödeyeceğim kalemlerin birim ücretleri nelerdir? Bu üç sorunun yanıtı netse, teklif okunabilir bir tekliftir.

Toner dahil fotokopi kiralama kapsamını değerlendirirken cihaz özelliklerinden çok hizmet tanımına odaklanmak gerekir. Çünkü aynı cihazı iki farklı kapsamla kiralamak, iki farklı gerçek maliyete yol açar. Cihaz sınıflarını cihazlar bölümünden inceledikten sonra, sözleşme kapsamını kiralama çözümleri sayfasındaki başlıklarla karşılaştırarak ilerleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Toner dahil kiralamada toner bitince ne yapmam gerekiyor?

Genellikle cihaz düşük seviye uyarısı verdiğinde hizmet sağlayıcıya bildirim yapmanız yeterlidir. Sipariş süreci, teslim süresi ve değişimin kim tarafından yapılacağı sözleşmede tanımlı olmalıdır. Bu sürecin yazılı olması, toner bittiğinde baskının durmasını önler.

Muadil sarf kullanılırsa kapsam etkilenir mi?

Bu, sözleşme koşullarına bağlıdır. Bazı sözleşmeler yalnızca orijinal sarf kullanımını kapsam içinde sayar ve muadil kullanımı halinde doğan arızaları kapsam dışında bırakır. Sarfın kim tarafından sağlanacağı ve hangi ürünlerin kabul edildiği sözleşmede açıkça belirtilmelidir.

Kapsam dışı bir arıza olursa süreç nasıl işler?

Kapsam dışı bir arızada genellikle önce bir değerlendirme yapılır, ardından onayınız alınarak onarım gerçekleştirilir. Bu noktada önemli olan, onay alınmadan yapılacak işlemlerin ücretlendirilmeyeceğinin ve işçilik ile parça ücretlerinin önceden bildirileceğinin sözleşmede yazılı olmasıdır.

Kapsamı net bir sözleşme, hem bütçenizi korur hem de hizmet ilişkisini sadeleştirir. Ofisinizin hacmini ve sarf ihtiyacını paylaşarak teklif formu sayfasından kapsamı yazılı bir teklif isteyebilirsiniz.