Bakım ve servis kapsamı sözleşmede nasıl yazılmalı?

Fotokopi makinesi kiralarken en çok gözden kaçan bölüm, sözleşmenin bakım ve servis maddeleridir. Bakım dahil fotokopi kiralama kapsamında bu maddelerin nasıl yazılması gerektiğini altı kritik başlıkta ele alıyoruz.

Bakım dahil fotokopi kiralama kapsamında periyodik bakım sıklığı

Periyodik bakım, arızaların büyük bölümünü henüz oluşmadan önlemeyi amaçlar. Bakım aralığı genellikle sayfa sayısına veya belirli bir süreye bağlanır. Sözleşmede bu aralığın nasıl tanımlandığı açıkça yazılmalıdır: bakım belirli bir sayfa adedinde mi yapılır, yoksa takvim aralığına mı bağlanır?

Yalnızca süre ifadesi kullanılan sözleşmeler, çok yoğun kullanılan bir cihazda yetersiz kalabilir. Yalnızca sayfa adedine bağlanan sözleşmeler ise az kullanılan cihazlarda bakımın uzun süre yapılmamasına yol açabilir. Dengeli bir tanım, her iki ölçütü birlikte dikkate alır.

Sözleşmede aranması gereken unsurlar şunlardır:

• Yılda kaç kez planlı bakım yapılacağı
• Bakımın sayfa adedine mi, süreye mi, yoksa her ikisine mi bağlı olduğu
• Bakım kapsamında hangi kontrollerin ve parça değişimlerinin yapıldığı
• Bakımın ofis çalışma saatleri içinde mi, dışında mı yapılacağı
• Bakım öncesi bildirim süresi

Bakım planı yazılı olduğunda, cihazın beklenmedik bir anda durması olasılığı azalır ve baskı işi planlanabilir hale gelir.

Müdahale süresi taahhüdü

Arıza bildirimi yaptıktan sonra ne kadar bekleyeceğinizi bilmek, baskı işini planlamanın ön koşuludur. Bu nedenle sözleşmede yalnızca bir müdahale süresi değil, bu sürenin nasıl ölçüldüğü de yazılmalıdır.

Müdahale süresi taahhüdünde dikkat edilmesi gereken ifadeler şunlardır:

• Süre, bildirimin alınmasından itibaren mi, iş günü başlangıcından itibaren mi hesaplanır
• Süre çalışma saatleri içinde mi geçerlidir
• Uzaktan yapılabilecek müdahaleler bu süreye nasıl etki eder
• Yoğun dönemlerde süre taahhüdü değişir mi
• Süre aşılırsa ne olur, bir telafi mekanizması var mı

İlk müdahale ile arızanın tamamen giderilmesi farklı şeylerdir. Sözleşmede her ikisinin ayrı ayrı tanımlanması, beklentilerin örtüşmesini sağlar.

Sözleşmede yazmayan bir taahhüt, arıza gününde hatırlanmaz; o yüzden müdahale süresi madde madde yazılmalıdır.

Yedek cihaz şartı

Baskı işinin durması, işletme için ciddi bir kesinti anlamına gelir. Bu nedenle yedek cihaz şartının ne zaman devreye gireceği sözleşmede açıkça tanımlanmalıdır.

Yedek cihaz maddesinde şu noktalar netleştirilmelidir:

• Yedek cihaz hangi durumda sağlanır; hangi arıza sınıfı bu hakkı doğurur
• Yedek cihaz için bir süre sınırı var mı; örneğin belirli bir saatin ardından mı devreye girer
• Yedek cihaz aynı kapasitede mi, yoksa geçici bir alternatif mi
• Yedek cihazın kurulumu ve geri alınması kime aittir
• Aynı ay içinde birden fazla arıza olursa hak nasıl kullanılır

Yedek cihaz şartı, tek başına yeterli değildir; zamanlama taahhüdüyle birlikte anlam kazanır. Aksi halde hak doğar ama iş günü içinde karşılanmaz.

Sarf tükenme süreleri

Sarf malzemesi kapsamı tanımlanmış olsa bile, tükenen sarfın ne kadar sürede sağlanacağı ayrı bir madde olarak yazılmalıdır. Toner uyarısı veren bir cihazın ne kadar daha baskı yapabileceği cihazdan cihaza değişir; bu nedenle sipariş sürecinin nasıl işlediği bilinmelidir.

• Bildirim kim tarafından ve nasıl yapılır
• Sarf talebi hangi kanaldan iletilir
• Teslim için öngörülen süre nedir
• Değişim kullanıcı tarafından mı, servis ekibi tarafından mı yapılır
• Kullanılan sarfın orijinal olup olmadığı ve bunun kapsama etkisi
• Sarf değişimi sırasında cihazda yapılan kontroller kayda alınır mı

Bu süreçlerin yazılı olması, toner bittiğinde kimin ne yapacağı konusundaki belirsizliği ortadan kaldırır.

Arıza sınıflandırması ve kayıt tutma

Arıza sınıfları nasıl ayrılır

Tüm arızalar aynı aciliyette değildir. Kağıt sıkışması gibi kullanıcının kendisinin çözebileceği bir durumla, görüntü kalitesini bozan bir sorun ya da cihazın hiç çalışmaması farklı müdahale gerektirir. Sözleşmede arıza sınıfları tanımlanmışsa, müdahale süreleri de bu sınıflara göre farklılaştırılabilir.

Basit bir arıza sınıflandırması üç grupta yapılabilir: kullanıcının çözebileceği basit durumlar, baskıyı yavaşlatan ama durdurmayan sorunlar ve cihazı tamamen durduran arızalar. Sözleşmede her sınıf için ayrı bir bildirim ve müdahale akışı tanımlanması, servis kaynaklarının doğru kullanılmasını sağlar.

Kullanıcı tarafında yapılması gerekenler de sözleşmede yer almalıdır. Örneğin kağıt sıkışması halinde izlenecek adımlar, cihazın kapatılıp açılması gibi basit çözümler veya bildirim öncesi toplanması gereken bilgiler. Bu bilgiler hazır olduğunda, servis ekibi sorunu daha hızlı teşhis eder.

Kayıt tutma ve raporlama

Bakım ve servis süreçlerinin en az konuşulan ama en çok işe yarayan parçası kayıt tutmadır. Hangi tarihte hangi arıza bildirildi, ne zaman müdahale edildi, hangi parça değişti ve süreç ne kadar sürdü? Bu bilgiler iki nedenle önemlidir.

Birincisi, tekrar eden arızaların fark edilmesini sağlar. Aynı sorunun üçüncü kez yaşanması, cihazın değiştirilmesi gerektiğinin işareti olabilir. İkincisi, sözleşme dönem sonunda yapılacak değerlendirmenin veri kaynağını oluşturur. Kayıt olmadan, hizmet kalitesi yalnızca hatırlanan olaylarla değerlendirilir.

Kayıt sisteminde bulunması yararlı alanlar şunlardır:

• Bildirim tarihi ve saati
• Arızanın kısa tanımı ve sınıfı
• İlk müdahale ve çözüm zamanı
• Değiştirilen parçalar ve kullanılan sarf
• Baskı sayacı değeri
• Yedek cihaz verilip verilmediği
• Servis raporu numarası

Bu kayıtlar düzenli tutulduğunda, sözleşme yenileme görüşmesi tahminlere değil gerçek verilere dayanır. Cihaz sınıfınızı gözden geçirmek için cihazlar bölümüne bakabilir, süreç adımlarını nasıl çalışır sayfasından inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Bakım kapsamı ile servis kapsamı arasındaki fark nedir?

Periyodik bakım, planlı aralıklarla yapılan koruyucu işlemleri ifade eder. Servis kapsamı ise beklenmeyen arızalarda yapılan müdahaleyi, parça değişimini ve işçiliği kapsar. İyi bir sözleşme her ikisini de ayrı başlıklar halinde tanımlar; çünkü kapsam dışı bırakılan taraf genellikle beklenmeyen giderlerin kaynağıdır.

Müdahale süresi taahhüdü neden iş günü olarak yazılıyor?

Hafta sonu ve resmi tatillerde servis ekiplerinin çalışma düzeni farklıdır. Sürenin hangi gün ve saatlerde geçerli olduğunu yazmak, her iki tarafın beklentisini netleştirir. Hafta sonu baskı yapan bir işletmeyseniz, bu ihtiyacı sözleşmede ayrıca belirtmeniz gerekir.

Yedek cihaz her arızada verilir mi?

Genellikle yalnızca baskıyı tamamen durduran ve belirli bir süre içinde çözülemeyen arızalarda verilir. Bu nedenle hangi arıza sınıfının yedek cihaz hakkı doğurduğunu sözleşmede görmek önemlidir.

Bakım ve servis maddelerini baştan netleştirmek, sözleşme dönemini sürprizsiz geçirmenin en kolay yoludur. Ofisinizin çalışma düzeni ve baskı yoğunluğunu paylaşarak teklif formu sayfasından ihtiyacınıza uygun bir kapsam talep edebilirsiniz.