Tarama ve arşivleme iş akışı nasıl kurulur?

Kağıt belgelerin dijital ortama aktarılması ofislerde en çok ihmal edilen süreçlerden biridir. Tarama cihazı kurulduğunda iş bitmiş sayılır; oysa asıl iş belge tarama arşivleme düzeninin kurulmasıyla başlar. İyi kurgulanmış bir akış hem arama süresini kısaltır hem de kağıt yığınlarını azaltır.

Dosya adlandırma standardı

Arşivin en kritik parçası adlandırmadır. Bir dosyayı yalnızca tarayan kişi değil, aylar sonra tamamen farklı bir çalışan açacaktır. Bu nedenle adlandırmanın kişiye bağlı hafızaya değil, yazılı bir kurala dayanması gerekir.

Basit ve uygulanabilir bir kalıp şu bileşenlerden oluşabilir:

• Belge türü, örneğin sözleşme veya fatura.
• İlgili kişi veya kurum adı.
• Tarih, yıl-ay-gün sırasıyla.
• Varsa sürüm numarası.

Bu kalıp kısa tutulmalıdır. Çok uzun adlandırma kuralları birkaç hafta içinde terk edilir.

Klasör yapısı ve doğrudan tarama

Klasör yapısı da adlandırma kadar önemlidir. Yıla göre ayrılmış ana klasörler, altında müşteri veya departman klasörleri ve en altta belge türleri pratik bir çözümdür. Böylece aranan dosya birkaç adımda bulunur.

Ağ klasörüne doğrudan tarama

Taramaların önce kişisel bilgisayara, oradan ağ klasörüne taşınması veri kaybı riskini artırır. Cihazın doğrudan ilgili ağ klasörüne tarama yapması hem işi hızlandırır hem de aynı belgenin farklı sürümlerinin oluşmasını engeller. Yetki tanımları sayesinde yalnızca ilgili kişiler klasöre erişebilir.

Arşiv, belge saklandığı anda değil, gerektiğinde bulunabildiğinde işe yarar.

Ortak tarama adresleri

Sık kullanılan hedefler cihaz panelinde kısa yollar olarak tanımlanabilir. Bu, kullanıcıların her seferinde uzun yolları yazmasını önler ve hatalı kaydetmeleri azaltır.

OCR ile aranabilir PDF

Taranan belge yalnızca bir görüntü olduğunda içindeki metin aranamaz. OCR teknolojisi bu görüntüyü metne dönüştürerek aranabilir PDF üretir. Böylece sözleşme içindeki bir madde ya da faturadaki bir tutar saniyeler içinde bulunabilir.

Arşivlenen belgelerin uzun vadede kullanılabilirliği için OCR önerilir. Farklı dillerde yazılmış belgeler için dil seçenekleri kontrol edilmelidir.

Saklama ve imha takvimi

Her belge sonsuza kadar saklanmaz. Türüne göre bir saklama süresi belirlenmeli ve süre sonunda imha edilmelidir. Bu, hem depolama maliyetini düşürür hem de gereksiz veri yükümlülüğünü azaltır.

• Belge türü ve saklama süresi yazılı olarak tanımlanır.
• Süre sonu tarihleri kayıt altına alınır.
• İmha işlemi yetkili bir kişi tarafından yapılır.
• İmha işlemi tarih ve kapsam bilgisiyle belgelenir.

Tarama kalitesi ve dosya boyutu

Taranan belgenin çözünürlüğü, arşivin uzun vadeli kullanılabilirliğini belirler. Düşük çözünürlükte taranan bir sözleşmenin küçük puntosu okunamaz hale gelebilir; aşırı yüksek çözünürlük ise dosya boyutunu şişirir ve paylaşımı zorlaştırır.

Varsayalım ki bir ofis, tüm belgeleri en yüksek çözünürlükte tarıyor. Birkaç ay içinde arşiv o kadar büyür ki e-posta ile paylaşım imkansızlaşır ve depolama alanı hızla dolar. Buna karşılık çok düşük ayarda taranan bir ihale dosyası, sonradan okunamadığı için yeniden taranmak gerekir.

Dengeyi kurmak için şu yaklaşım izlenebilir:

• Metin ağırlıklı belgeler için orta çözünürlük genellikle yeterlidir.
• Fotoğraf veya imza içeren belgelerde biraz yüksek ayar tercih edilebilir.
• Dosya boyutu büyükse sıkıştırma seçenekleri değerlendirilir.
• Aynı belge türü için ortak bir ayar belirlenir.

Sabit bir standart, hem arşivi düzenli tutar hem de kullanıcıların her seferinde ayar seçmesini gereksiz kılar.

Arşiv denetimi ve erişim yetkileri

Dijital arşiv büyüdükçe, kimin hangi belgeye erişebildiği daha da önemli hale gelir. Her çalışanın tüm klasörleri görmesi gerekmez; erişim, işin gerektirdiği ölçüde tanımlanmalıdır.

Yetki tanımları belirlenirken belge türleri göz önünde bulundurulur. Örneğin insan kaynakları klasörü yalnızca ilgili birime açık olabilir. Arşivin belirli aralıklarla gözden geçirilmesi, hem yanlış kaydedilmiş belgeleri ortaya çıkarır hem de gereksiz dosyaların temizlenmesini sağlar.

• Klasör bazlı erişim yetkileri tanımlanır.
• Yetkiler yılda en az bir kez gözden geçirilir.
• Ayrılan çalışanların erişimleri kapatılır.
• Kritik klasörlerin yedekleri düzenli alınır.

Kağıt ve dijital dengesi

Dijitalleşme kağıdı tamamen ortadan kaldırmayı hedeflemez. Islak imza gerektiren belgeler, resmi evraklar ve bazı sözleşmeler kağıt ortamında kalmaya devam eder. Akıllı yaklaşım, hangi belgenin kağıt hangisinin dijital kalacağını önceden belirlemektir. Böylece hem tarama hem de baskı tarafında gereksiz iş yükü oluşmaz.

Sık sorulan sorular

Taranan belgeler hangi formatta saklanmalı?

Uzun süreli arşiv için aranabilir PDF, günlük paylaşım için ise dosya boyutu daha küçük olan biçimler tercih edilebilir.

OCR her belgede gerekli mi?

Yalnızca aranması gereken belgelerde OCR kullanmak işlem süresini kısaltır. Fotoğraf ağırlıklı belgelerde buna ihtiyaç duyulmayabilir.

Saklama süresini kim belirler?

Süre, belgenin türüne ve ilgili mevzuata göre kurumun kendi politikasıyla belirlenir. Gereğinden uzun saklamaktan kaçınılmalıdır.

Arşiv yedeği ne sıklıkla alınmalı?

Bu, belgenin önemine ve değişim sıklığına bağlıdır. Günlük değişen klasörler için daha sık yedek almak yerinde olur.

Eski kağıt belgeler ne olacak?

Tarandıktan sonra belgenin saklama süresine bakılır. Süresi dolmuş belgeler imha edilirken, süresi devam edenler fiziksel arşivde tutulabilir.

İş akışınızı birlikte planlamak için teklif al sayfasına göz atabilir, tarama ve baskı özelliklerini cihazlar bölümünde karşılaştırabilirsiniz.