Sayfa başı baskı maliyeti nasıl bulunur?

Sayfa başı baskı maliyeti, ofis giderlerinin en az takip edilen kalemlerinden biridir. Oysa bir sayfanın gerçek maliyetini bilmek, hem kiralama hem satın alma kararını doğrudan etkiler. Baskı maliyeti hesaplama aslında birkaç basit kalemin doğru şekilde toplanmasından ibarettir; önemli olan hangi giderin sabit, hangisinin değişken olduğunu ayırmaktır.

Sabit ve değişken giderleri ayırın

Baskı maliyetini hesaplamanın ilk adımı, giderleri iki gruba ayırmaktır. Sabit giderler, baskı adedinden bağımsız olarak her ay oluşan tutarlardır. Değişken giderler ise basılan sayfa sayısıyla birlikte artar veya azalır. Bu ayrımı yapmadan yapılan hesaplar, ya çok düşük ya çok yüksek bir sayfa maliyeti üretir.

Sabit giderler şunlardır:

• Cihazın aylık kira bedeli veya satın alma bedelinin aylara yayılmış payı
• Sözleşmeye dahil sabit bakım ücreti
• Cihaza ayrılmış alan, elektrik bağlantısı ve benzeri altyapı giderleri
• Cihaz yönetimi ve raporlama için harcanan personel zamanı

Değişken giderler ise baskı adedine bağlıdır:

• Sayfa başı toner tüketimi
• Renkli baskıda kullanılan renkli toner ve ilgili sarf
• Drum, bakım kiti ve benzeri periyodik parçaların kullanım payı
• Arıza müdahalesi ve yedek parça giderlerinin ortalama payı
• Kağıt maliyeti, eğer bütçeye dahil ediliyorsa

Kiralama modelinde sabit gider çoğunlukla aylık kira, değişken gider ise sayfa başı ücret olarak karşımıza çıkar. Bu ayrım, hesaplamayı şeffaf hale getirir ve hangi kalemin gerçekten arttığını görmeyi kolaylaştırır.

Baskı maliyeti hesaplama: sayfa başı maliyet formülü

Sayfa başı maliyet, belirli bir dönemde oluşan toplam baskı giderinin, aynı dönemde basılan toplam sayfaya bölünmesiyle bulunur. Formülü tek bir cümleyle ifade etmek gerekirse: sabit giderler ve değişken giderler toplanır, çıkan sonuç dönemdeki toplam baskı adedine bölünür.

Bu formülü kullanırken üç noktaya dikkat edilmelidir. Birincisi, dönemin en az bir ay değil, tercihen üç ay olmasıdır; böylece tek bir yoğun veya sakin ay sonucu yanıltmaz. İkincisi, renkli ve siyah beyaz baskının ayrı ayrı hesaplanmasıdır. Üçüncüsü, arıza gibi düzensiz giderlerin üç aylık toplama dahil edilmesidir; aksi halde maliyet olduğundan düşük görünür.

Sayfa başı maliyeti hesaplamayan bir işletme, baskı giderini değil yalnızca faturasını takip ediyor demektir.

Kağıt giderini hesaba katıp katmamak, kurumlar arasında değişen bir tercihtir. Kağıt genellikle ayrı bir satın alma kalemi olarak takip edilir. Ancak bir karar karşılaştırması yapıyorsanız, tüm kalemleri aynı hesaba dahil etmek daha sağlıklı sonuç verir.

Örnek bir hesaplama

Aşağıdaki örnek varsayımsaldır ve yalnızca yöntemi göstermek amacıyla verilmiştir. Gerçek tutarlar cihaz sınıfına, hacme ve sözleşmeye göre değişir.

Varsayımlar

• Aylık ortalama baskı 6.000 sayfa, bunun 1.500 sayfası renkli olsun
• Aylık kira ve sabit bakım gideri toplamı 1.000 birim para olsun
• Siyah beyaz sayfa başı ücret 0,02 birim para olsun
• Renkli sayfa başı ücret 0,15 birim para olsun
• Kağıt gideri hesaba dahil edilmesin
• Üç aylık dönemde bir kez arıza müdahalesi olduğunu varsayalım

Hesabın adımları

• Siyah beyaz baskı gideri: 4.500 sayfa çarpı 0,02 eşittir 90 birim para
• Renkli baskı gideri: 1.500 sayfa çarpı 0,15 eşittir 225 birim para
• Aylık değişken giderler toplamı 315 birim para
• Aylık sabit giderler 1.000 birim para
• Aylık toplam gider 1.315 birim para
• Sayfa başı ortalama maliyet: 1.315 bölü 6.000, yaklaşık 0,22 birim para

Bu örnekte renkli baskı, toplam sayfanın dörtte biri olmasına rağmen değişken giderin büyük bölümünü oluşturuyor. Hesaplamayı tek bir toplam sayı üzerinden yapmak, bu farkı görünmez kılar. Bu yüzden renkli oranı ayrı tutmak, maliyet yönetiminde en çok işe yarayan ayrıntıdır.

Maliyeti düşüren kalemler

Baskı maliyeti hesaplama yöntemini bir kez oturttuğunuzda sıra, hangi kalemin gerçekten düşürülebileceğine gelir. Denklemi etkileyen temel kaldıraçlar şunlardır:

• Renkli baskı oranını azaltmak, çünkü sayfa başı maliyetin en yüksek kalemi budur
• Yazıcı varsayılanını taslak veya gri tonlama olarak ayarlamak
• Gereksiz çıktı alışkanlığını azaltmak; örneğin e-postaları yazdırmak yerine ekranda okumak
• Sözleşmede sayfa başı ücretlendirmenin hacme uygun kademelere bağlanmasını istemek
• Tek taraflı baskı yerine çift taraflı baskıyı varsayılan yapmak, bu hem kağıt hem süre tasarrufu sağlar
• Yıllık hacmi gerçekçi ölçüp gereğinden yüksek sınıfta cihaz kiralamamak

Bu kalemler arasında en hızlı sonuç veren ikisi, renkli baskının kontrolü ve doğru cihaz sınıfıdır. Bu iki başlık, maliyetin büyük bölümünü belirler. Cihaz sınıflarının hangi hacim aralıklarına hitap ettiğini A4 ofis cihazları ve yüksek hacimli cihazlar sayfalarından karşılaştırabilir, kapsam ayrıntılarını kiralama çözümleri sayfasında inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kağıt maliyetini hesaba katmalı mıyım?

Bu, amacınıza bağlıdır. Yalnızca cihaz ve sarf giderini izlemek istiyorsanız kağıdı ayrı tutabilirsiniz. Ancak bir sayfanın size toplamda kaça mal olduğunu bilmek istiyorsanız, kağıt da hesaba dahil edilmelidir. Karşılaştırma yaparken aynı kalemleri dahil etmek, sonucun tutarlı olmasını sağlar.

Neden aylık yerine üç aylık dönem kullanmalıyım?

Tek bir ay, dönemsel işler nedeniyle ortalamanın çok üstünde veya altında çıkabilir. Üç aylık dönem, bu dalgalanmayı dengeler ve daha temsili bir ortalama verir. Arıza gibi seyrek giderler de üç aylık toplama daha kolay yansır.

Arıza giderini hesaba nasıl eklerim?

Seyrek ama tutar olarak yüksek giderler, aylık hesaplara eklendiğinde yanıltıcı olur. En pratik yaklaşım, son bir yılda yapılan servis ve yedek parça harcamalarını toplayıp on iki aya bölmek ve bu ortalamayı her ay değişken giderlere eklemektir. Kiralama sözleşmesinde bakım kapsamı genişse, bu kalem sabit gider içinde erir.

Kendi baskı maliyetinizi bir kez hesapladığınızda, kiralama görüşmesindeki teklifleri çok daha rahat karşılaştırabilirsiniz. Elinizdeki hacim ve renkli oran bilgilerini paylaşmak isterseniz teklif formu sayfasından bize yazabilirsiniz; hesabınızı birlikte gözden geçirelim.