Fotokopi kiralamak mı, satın almak mı daha avantajlı?

Ofis bütçesini planlayan herkesin karşısına er ya da geç aynı soru çıkıyor: fotokopi kiralamak mı satın almak mı? İlk bakışta satın almak tek seferlik bir harcama gibi görünür, oysa cihazın birkaç yıl boyunca ürettiği toner, bakım, servis ve arıza giderleri tabloyu hızla değiştirir. Bu yazıda iki seçeneği toplam sahip olma maliyeti üzerinden karşılaştırıyor, varsayımları açıkça belirterek örnek bir üç yıllık hesap yapıyoruz.

Toplam sahip olma maliyeti hangi kalemlerden oluşur?

Satın alma kararını yalnızca cihazın fatura tutarına bakarak vermek, toplam sahip olma maliyetinin geri kalanını görmezden gelmek anlamına gelir. Fotokopi makineleri düzenli sarf tüketen ve belirli aralıklarla bakım isteyen cihazlardır. Dolayısıyla karşılaştırmayı yaparken cihaz bedelini tek başına değil, kullanım ömrü boyunca oluşacak tüm giderlerle birlikte düşünmek gerekir.

Toplam sahip olma maliyetinin ana kalemleri şunlardır:

• Cihaz bedeli veya aylık kira tutarı
• Toner, drum ve diğer sarf malzemeleri
• Periyodik bakım ve arıza müdahale ücretleri
• Yedek parça ve işçilik giderleri
• Arıza sırasında baskı işinin dışarıya verilmesiyle oluşan ek maliyet
• Cihazın ömrü sonunda elden çıkarma veya yenileme maliyeti

Kiralama modelinde bu kalemlerin önemli bir bölümü sözleşme kapsamında sabitlenir. Satın almada ise her kalem ayrı ayrı sizin bütçenize yazılır ve fiyatları piyasa koşullarına göre değişir. Bu fark, ilk ay değil üçüncü yılda belirgin hale gelir.

Nakit akışı ve bütçe öngörülebilirliği

Satın alma, karar anında büyük bir nakit çıkışı yaratır. Bu çıkış bazen bir yıllık kira bütçesine yakın bir tutara denk gelebilir. Nakit akışı sıkışık olan işletmeler için asıl sorun, cihazın bedeli değil, o bedelin aynı ay içinde ödenmek zorunda olmasıdır. Kiralama bu noktada harcamayı aylara yayar ve öngörülebilir bir sabit gider kalemi oluşturur.

Öngörülebilirlik, maliyetin düşük olmasından ayrı bir avantajdır. Aylık sabit bir tutar bilmek, yıl sonu bütçesini planlamayı kolaylaştırır. Satın alınan bir cihazda ise beklenmeyen bir arıza, hiç planlanmayan bir ay içinde ciddi bir gider yaratabilir. Servis faturasının ne zaman ve ne tutarda geleceğini önceden bilmek mümkün değildir.

Fotokopi maliyeti cihazın etiket fiyatında değil, üç yıl boyunca ürettiği sarf ve servis faturalarında saklıdır.

Nakit akışının yanı sıra sermaye kullanımı da dikkate alınmalıdır. Cihaza bağlanan para, işletmenin asıl faaliyetine yönlendirilebilecek bir kaynaktır; kiralama bu kaynağı işin kendisine bırakır.

Fotokopi kiralamak mı satın almak mı: fark ne zaman büyür?

İki seçeneği ayıran temel değişken baskı hacmidir. Ayda birkaç yüz sayfa basan bir ofiste cihaz uzun yıllar sorunsuz çalışabilir ve satın alma makul görünebilir. Baskı hacmi arttıkça sarf tüketimi hızlanır, bakım sıklığı artar, cihazın yorulma hızı yükselir ve arıza olasılığı belirgin biçimde büyür.

Kiralama sözleşmelerinde bakım ve sarf genellikle sayfa başı ücret üzerinden fiyatlandırılır. Bu modelde cihazın yıpranma riski hizmet sağlayıcıda kalır; satın almada ise artan hacim, aynı cihazdan daha fazla iş çıkarmak ve bakım sıklığını artırmak anlamına gelir.

Fotokopi kiralamak mı satın almak mı sorusu, aylık baskı hacminiz belirgin biçimde arttığında kendiliğinden yeniden gündeme gelir. Hacim ölçülebilir bir veri olduğu için bu karar tahminle değil, sayımla verilmelidir.

Varsayımlarla örnek bir üç yıllık karşılaştırma

Aşağıdaki hesap bir örnektir ve gerçek teklif yerine geçmez. Amacı, kalemlerin nasıl karşılaştırılacağını göstermektir.

Varsayımlarımız

• Ofis ayda ortalama 8.000 sayfa baskı yapıyor ve bunun yüzde onu renkli
• Üç yıllık toplam baskı 288.000 sayfa
• Satın alınan cihazın bedeli peşin ödeniyor ve üç yıl boyunca sorunsuz çalıştığı varsayılıyor
• Toner, drum ve bakım kiti giderleri hacme göre hesaplanıyor
• Kiralama tarafında kurulum ve bakım sözleşme kapsamında, sarf sayfa başı ücretlendiriliyor

Karşılaştırmanın mantığı

• Satın almada ilk yıl yüksek, sonraki yıllar sarf ve servis ağırlıklı gider oluşur
• Kiralamada gider üç yıla neredeyse eşit dağılır
• Arıza ve yedek cihaz ihtiyacı satın almada doğrudan işletmeye yazılır
• Hacim arttıkça satın alma tarafındaki sayfa başı maliyet daha hızlı yükselir
• Cihaz ömrü sonunda satın almada yenileme bütçesi gerekir, kiralamada sözleşme yenilenir

Aynı hacimde iki modelin toplamı birbirine yaklaşabilir; ancak karar yalnızca toplam tutara bakılarak verilmez. Ödenen tutarın hangi aylara dağıldığı ve arıza riskinin kimde kaldığı da tablonun parçasıdır.

Hangi durumda hangi seçenek öne çıkar?

Seçim, işletmenin kendi koşullarına göre şekillenir. Aşağıdaki başlıklar hızlı bir yön bulma listesi olarak kullanılabilir:

• Aylık baskı hacmi yüksekse ve düzenli artıyorsa kiralama genellikle daha avantajlıdır
• Baskı hacmi çok düşük ve cihaz yılda birkaç kez kullanılıyorsa satın alma değerlendirilebilir
• Renkli baskı oranı yüksekse sarf maliyetini öngörmek zorlaşır, kiralama bu belirsizliği azaltır
• İş sürekliliği kritikse ve arıza sırasında baskının durması kabul edilemezse yedek cihaz şartı olan bir kiralama modeli öne çıkar
• Nakit akışı sıkışıksa peşin alım yerine aylık sabit gider daha yönetilebilir olur

Kiralama çözümlerinin kapsam farklarını görmek için kiralama çözümleri sayfasını inceleyebilir, hacminize uygun cihaz sınıflarını cihazlar bölümünde karşılaştırabilirsiniz. Karar verirken cihaz özelliklerinden çok kendi baskı alışkanlığınıza bakmak, ilk yılın sonunda pişmanlık olasılığını azaltır.

Sık sorulan sorular

Küçük bir ofis için kiralama gereksiz bir gider değil mi?

Baskı hacminiz ayda birkaç yüz sayfanın altındaysa ve cihazı yıllarca kullanmayı düşünüyorsanız satın alma mantıklı olabilir. Ancak hacim düzenli artıyorsa veya renkli baskı kullanılıyorsa, sarf ve servis giderleri kısa sürede kira bedelini aşan bir kalem haline gelebilir. Karar, tahminle değil ölçülen hacimle verilmelidir.

Kiralamada cihaz hiç benim olmuyor, bu bir dezavantaj değil mi?

Mülkiyet, kullanım amacının kendisi değil bir araçtır. Kiralama, mülkiyeti bırakıp kullanımı ve hizmeti satın almayı tercih etmek anlamına gelir ve cihazın eskimesi ile arızalanması gibi riskleri devreder.

Sözleşme süresi bitince ne oluyor?

Sürenin sonunda genellikle üç yol vardır: sözleşmeyi güncel koşullarla yenilemek, daha yüksek hacme uygun bir cihaza geçmek veya cihazı iade etmek. Sözleşmeyi imzalamadan önce süre sonu seçeneklerinin yazılı olduğundan emin olmak, sonradan sürpriz yaşamayı önler.

Karar verirken tek bir aya bakmak yanıltıcı olur; en az iki yıllık baskı geçmişinizi çıkarıp kalemleri kalem kalem karşılaştırın. teklif formu sayfasından hacminizi ve renkli baskı oranınızı paylaşabilirsiniz.